Actividad de Análisis de la contabilidad
La Contabilidad
La contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio y la situación económico financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. La contabilidad es una ciencia y técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros. Implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo. Para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos estos datos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se puedan conocer la capacidad financiera de la empresa. La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.
Actividad: de la anterior lectura, realice un análisis de la misma, entendiendo que el análisis es descomponer un todo en cada una de sus partes. Haga este análisis tomando en consideración esta aclaratoria.
Éxitos.
La Hoja De Trabajo
Hoja de trabajo
Es un instrumento mediante el cual se realiza todo el proceso de elaboración de los estados financieros, desde la emisión de un balance de comprobación preliminar hasta la presentación de las cifras definitivas. En una hoja de trabajo se resumen todos los conocimientos y técnicas contables de un profesional de la ciencia contable. La hoja de trabajo consiste en una hoja con varias columnas las cuales contienen encabezados que tienen un objetivo específico para cada columna.
¿Cuál es la finalidad de la hoja de trabajo?
Permite al usuario (contador) poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las que se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.
Elaboración de la hoja de trabajo
Como se dijo anteriormente, la hoja de trabajo, posee cierto número de columnas a las cuales se les asignan los siguientes encabezados
Balance de comprobación preliminar: compuesto por dos columnas, una de débitos y otra de créditos, que contienen cada una los saldos normales de las cuentas del balance de comprobación preliminar.
Ajustes: también compuesto por dos columnas de débitos y créditos, que recogen todas las modificaciones a las cifras por medio de los ajustes respectivos.
Balance de comprobación ajustado: las siguientes dos columnas, contienen los saldos de las cuentas del balance de comprobación preliminar mas o menos las modificaciones correspondientes a los ajustes.
Costo de ventas: compuesto también de dos columnas, débitos y créditos que se utilizan para calcular el costo de ventas del periodo, tomando en cuenta los saldos de las cuentas relacionadas de inventario inicial, las compras y el modo del inventario final. El ser traspasado a la columna del debe de las siguientes dos columnas de ganancias y perdidas.
Ganancias y perdidas: las siguientes dos columnas, reúnen los saldos de las cuentas de resultado a los efectos de calcular la utilidad o (perdida) del periodo transferible a las utilidades no distribuidas o al déficit según sea el caso.
Balance general: las ultimas dos columnas, muestran los saldos correspondientes a las cuentas del balance general y debe incluirse en este caso del resultado neto del periodo.
La hoja de trabajo se utiliza para tener una versión general de detallada acerca de la razonabilidad de las cuentas a fin de proceder a efectuar los ajustes que sean necesarios para emitir los estados financieros.
Debe hacerse la observación que con el actual grado de desarrollo tecnológico, la hoja columnada de contabilidad ha pasado a ser reemplazada por las poderosas herramientas de software de hojas de cálculo, con las cuales se pueden armar complejos modelos de cálculo que ayudan a los contadores a realizar su trabajo.
¿Que son los estados financieros y cuales son?
Son documentos o informes que permiten conocer la situación financiera de una empresa, los recursos con los que cuenta, los resultados que ha obtenido, la rentabilidad que ha generado, las entradas y salidas de efectivo que ha tenido, entre otros aspectos financieros de esta.
A continuación se muestran cuales son los estados financieros:
- Balance general: refleja la situación financiera de una entidad en un momento determinado.
- Estado de resultados: muestra el resultado de las operaciones de la empresa para un periodo determinado, en este se mide la rentabilidad del negocio, midiendo los márgenes de utilidad, índices de eficiencia operativa, ganancias antes de impuestos, etc.
- Estado de cambio en el patrimonio: muestra en forma detallada los aportes y retiros de los socios. Muestra si se hizo distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas y perdidas en el periodo corriente.
- Estado de flujos de efectivo: provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales.
Ajustes
Son asientos que se realizan con frecuencia porque, generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general).
Clases de ajustes
Ajustes de gastos: son gastos acumulados pendientes de pago y gatos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tipos de ajuste de gasto
- Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuarse el pago correspondiente.
- Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registran como un activo o como un gasto cuando se pagaron.
- Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil: mediante el proceso de depreciación.
Interés acumulado: se carga en prestamos a corto plazo (30, 60,90 días) en el gasto o costo de pedir dinero prestado.
Ajuste de ingreso: todos los ajustes de ingreso acumulados pendientes de cobro y de ingreso que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer el ultimo día del periodo contable.
Existen dos tipos de ingresos
- Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
- Anticipos de clientes que se registren como pasivo y cuando se devenguen se convierten en ingresos.
Balanza de comprobación ajustada: después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por inflación: el actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que punto se han visto afectados por la inflación.
Asientos de ajustes más comunes
- Asiento para amortizar gastos pagados por adelantado.
- Asientos para amortizar ingresos cobrados por anticipado.
- Acumulación de gastos causados y no cobrados.
- Acumulación de ingresos causados y no cobrados.
- Depreciación de activo fijo tangible.
- Amortización de activo fijo intangible.
- Valuación de las inversiones temporales.
- Creación y ajuste de la provisión para cuentas dudosas.
¿Qué es ajuste por depreciación?
Son los desgastes de los activos fijos (maquinas, vehículos, etc) debido al uso y paso del tiempo. El mosto de degaste representa una perdida par al empresa, la cual se presenta en una cuenta de gasto denominado depreciación de activo fijo.
Elementos para el cálculo de la depreciación de activos fijos tangibles
Costo del activo: se refiere al mosto pagado por el activo según factura, más otros valores cancelados si los hubiere
Vida útil: se refiere al tiempo probable que el activo estará dando rendimientos satisfactorios en la empresa.
Valor de salvamento: se entiende como residuo, desecho o valor de la chatarra que se espera recibir cuando un activo fijo no mes económicamente productivo para la empresa y en consecuencias se dará de baja a este activo.
Métodos para calcular la depreciación
- Línea recta
- Hora de trabajo
- Unidades de producción
- Kilómetros recorridos
Cierre de los libros
El último proceso que se efectúa en los libros de una compañía, es el correspondiente al cierre de los libros, el cual consiste en transferir el resultado neto de un periodo por medio de las cuentas nominales, a la cuenta de utilidades no distribuidas y que incluye los siguientes registros:
Cierre de las cuentas que conforman un incremento al costo de ventas.
Registro del inventario final y cierre de las cuentas que disminuyen el costo de ventas.
Cierre de la cuenta del costo de ventas.
Cierre de las cuentas relacionadas con los ingresos.
Cierre de las cuentas de gastos.
Creación del pasivo por impuesto.
Registro de la reserva legal.
Transferencia de la utilidad o pérdida del ejercicio a las utilidades no distribuidas.
¿Para que se utilizan?
Una hoja de trabajo cumple diversos propósitos. Permite a los contadores ver los efectos de los asientos de ajuste sin ingresarlos realmente en los registros contables, haciendo relativamente fácil para ellos corregir errores o efectuar cambios en los montos estimados. También les permite a los contadores y a la gerencia ver con anterioridad los estados financieros antes de que se elaboren las versiones finales.
Una vez se ha completado la hoja de trabajo, sirve de fuente para registrar los asientos de ajuste y de cierre en los registros contables y para preparar los estados financieros.
Otro uso importante de la hoja de trabajo esta en la preparación de los estados financieros provisionales o intermedios. Los estados intermedios son estados financieros desarrollados en diversos puntos durante el año fiscal. La mayoría de las compañías cierran sus cuentas sola una vez cada año. Incluso necesitan desarrollar con frecuencia estados financieros trimestrales o mensuales. A través del uso de una hoja de trabajo, pueden desarrollar estados financieros sin tener que ajustar formalmente y cerrar sus cuentas.
Conciliación Bancaria
CONCILIACION BANCARIA
Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.
Cada mes el banco está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en Banco» refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.
Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones.
Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.
El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la empresa estén correctos.
Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa son:
1. Partidas registradas por la empresa pero no registradas aún por el banco:
- Depósitos en tránsitos: Generalmente corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no abonados por el Banco.
- Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.
2. Partidas registradas por el banco pero no registradas aún por la empresa.
- Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrónica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica al depositante estos cobros realizados directamente en el estado de cuentas.
- Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.
- Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos intereses en el estado de cuentas.
- Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el cheque, acredita a Efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario hace un débito a su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es bueno. El cheque se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del saldo en el banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción realizada y envía una notificación de “cheque sin fondo” al banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.
- Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier operación (depósito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario sí:
a) Se ha cerrado la cuenta del girador.
b) La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
c) La firma no está autorizada.
d) El cheque ha sido alterado.
e) El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
f) El cheque utilizado no es adecuado.
3. Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte de la conciliación bancaria.
Pasos a seguir en la preparación de la conciliación bancaria.
1. Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco (saldo según el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo en Banco de la empresa (saldo según libros).
2. Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que aparecen en los libros pero no en el estado de cuenta del banco:
a) Aumentar los depósitos en tránsito al saldo del banco. Los depósitos en tránsito se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la empresa. Aparecen como de efectivo en los libros pero no como depósitos en el estado de cuenta del banco. Como una medida de control el contador debe asegurarse también que los depósitos en tránsito del mes anterior aparezcan en el estado de cuenta del banco del mes actual. Si no es así quizás se hayan extraviado los depósitos.
b) Rebajar del saldo del banco los cheques en circulación. Los cheques en circulación se determinan comparando los cheques cancelados que se reciben junto con el estado de cuenta del banco, con la relación de cheques de la empresa en el diario de egresos de caja. En los libros aparecen como pagos de efectivo, pero en el estado de cuenta del banco no aparecen como cheques pagados. Esta comparación comprueba también que todos los cheques pagados por el banco sean verdaderos cheques de la empresa y que fueron registrados correctamente tanto en el banco como por la empresa. Por lo general los cheques en circulación representan la partida más numerosa en la conciliación bancaria.
3. Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas partidas que aparecen en el estado de cuenta del banco pero no en los libros de la empresa.
4. Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.
a) Aumentar el saldo en libros de la empresa. (1) Los cobros realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados sobre el dinero depositado en el banco. Estas partidas se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la compañía. Aparecen como cobros de efectivo en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros de la empresa.
b) Rebajar del saldo en libros de la empresa: (1) los cargos por servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos realizados por el banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de la fecha vencida). Estas partidas se identifican comparando los otros cargos relacionados en el estado de cuenta del banco con los desembolsos de efectivo registrados en los libros de la empresa. Aparecen como disminuciones en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros.
5. Realizar los asientos de diario correspondientes a cada partida que se describe en el punto 3, es decir, cada partida que aparece en la sección de libros de la empresa porque afectan el efectivo.
6. Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de cualquier error cometido por el banco que se haya detectado por la empresa.
7. La conciliación bancaria debe ser firmada por la persona que lo realizó y aprobada por el contador.
8. Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliación bancaria en archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre solicitan para su comprobación.
Caja Chica
Caja Chica
La mayoría de las empresas tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar pagos frecuentes por montos relativamente pequeños, este fondo se conoce como Caja chica. Al final de cada mes debe hacerse una reposición del monto por los gastos efectuados. Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos inmediatos. Cuando se establece un fondo de Caja chica, el contador estima la cantidad necesaria para cancelar los pagos más frecuentes y de menor cuantía. Si se comprueba que este fondo es insuficiente para cubrir todos estos gastos estimados durante un período, el contador puede solicitar el aumento del fondo.
Una vez solicitado el monto de caja chica y aprobada su justificación se hace el siguiente asiento:
Cargo a Caja chica y abono a Banco. Por ejemplo, el contador estimó como conveniente un fondo de caja chica por Bs. 300.000.
|
Descripción |
Debe |
Haber |
| Caja Chica | 300.000 | |
| Banco | 300.000 |
La cuenta “Caja chica” se carga cuando se establece el fondo, y no se carga ni se abona otra vez hasta que se modifique el fondo. El control Interno de la Caja chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por Caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
• Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
• Debe haber una sola persona responsable de la Caja chica.
• La persona responsable de la Caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la Caja principal.
• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
• El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja chica.
• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
• Cuando queda poco dinero en Caja chica, es necesario reponer el fondo, y si la reposición se hace con mucha frecuencia, el fondo debe ser aumentado, con el debido asiento, cargar a Caja chica y abonar a Banco por el importe del incremento.
Ejemplos
Al final del mes de julio 2005, se realizó el arqueo de caja y se encontró un faltante injustificado por Bs. 6.000 por lo tanto hay un faltante por ese monto y hay que ajustarlo, el cargo será a cuenta por cobrar empleado.
| Descripción | Debe | Haber |
| Cuentas por pagar-empleado | 6.000 | |
| Caja | 6.000 |
Cuando el valor total del arqueo de caja es mayor que el saldo de libros, en este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este monto. Para ajustar es necesario cargar a Caja y acreditar a la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:
Ejemplo: Un cliente abonó Bs.17.000 en el mes de Junio, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja para la fecha del arqueo, 30-06-05.El ajuste que debemos hacer es: cargar a caja y abonar a cuentas por cobrar. Veamos.
| Descripción | Debe | haber |
| Caja | 17.000 | |
| Cuentas por pagar | 17.000 |
En caja frecuentemente encontramos diferencias: faltantes o sobrantes de dinero.
Por ejemplo, supongamos que el encargado de caja chica efectuó los siguientes pagos durante el mes de julio.
Gastos varios de administración Bs. 13.400 Gastos de mantenimiento Bs. 12.900 Artículos de escritorios Bs. 3.800 Enseres varios Bs. 4.900 Total Bs. 35.000
El asiento de diario que corresponde hacer para la reposición del fondo será:
| Descripción | Debe | Haber |
| Gastos de administración | 13.400 | |
| Gastos de mantenimiento | 12.900 | |
| Artículos de escritorio | 3.800 | |
| Enseres varios | 4.900 | |
| Banco | 35.000 |
contabilidad general 2 