La Hoja De Trabajo | contabilidad general 2

Hoja de trabajo

Es un instrumento mediante el cual se realiza todo el proceso de elaboración de los estados financieros, desde la emisión de un balance de comprobación preliminar hasta la presentación de las cifras definitivas. En una hoja de trabajo se resumen todos los conocimientos y técnicas contables de un profesional de la ciencia contable. La hoja de trabajo consiste en una hoja con varias columnas las cuales contienen encabezados que tienen un objetivo específico para cada columna.

¿Cuál es la finalidad de la hoja de trabajo?

Permite al usuario (contador) poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las que se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.

Elaboración de la hoja de trabajo

Como se dijo anteriormente, la hoja de trabajo, posee cierto número de columnas a las cuales se les asignan los siguientes encabezados

Balance de comprobación preliminar: compuesto por dos columnas, una de débitos y otra de créditos, que contienen cada una los saldos normales de las cuentas del balance de comprobación preliminar.

Ajustes: también compuesto por dos columnas de débitos y créditos, que recogen todas las modificaciones a las cifras por medio de los ajustes respectivos.

Balance de comprobación ajustado: las siguientes dos columnas, contienen los saldos de las cuentas del balance de comprobación preliminar mas o menos las modificaciones correspondientes a los ajustes.

Costo de ventas: compuesto también de dos columnas, débitos y créditos que se utilizan para calcular el costo de ventas del periodo, tomando en cuenta los saldos de las cuentas relacionadas de inventario inicial, las compras y el modo del inventario final. El ser traspasado a la columna del debe de las siguientes dos columnas de ganancias y perdidas.

Ganancias y perdidas: las siguientes dos columnas, reúnen los saldos de las cuentas de resultado a los efectos de calcular la utilidad o (perdida) del periodo transferible a las utilidades no distribuidas o al déficit según sea el caso.

Balance general: las ultimas dos columnas, muestran los saldos correspondientes a las cuentas del balance general y debe incluirse en este caso del resultado neto del periodo.

La hoja de trabajo se utiliza para tener una versión general de detallada acerca de la razonabilidad de las cuentas a fin de proceder a efectuar los ajustes que sean necesarios para emitir los estados financieros.

Debe hacerse la observación que con el actual grado de desarrollo tecnológico, la hoja columnada de contabilidad ha pasado a ser reemplazada por las poderosas herramientas de software de hojas de cálculo, con las cuales se pueden armar complejos modelos de cálculo que ayudan a los contadores a realizar su trabajo.

¿Que son los estados financieros y cuales son?

Son documentos o informes que permiten conocer la situación financiera de una empresa, los recursos con los que cuenta, los resultados que ha obtenido, la rentabilidad que ha generado, las entradas y salidas de efectivo que ha tenido, entre otros aspectos financieros de esta.

A continuación se muestran cuales son los estados financieros:

Balance general: refleja la situación financiera de una entidad en un momento determinado.
Estado de resultados: muestra el resultado de las operaciones de la empresa para un periodo determinado, en este se mide la rentabilidad del negocio, midiendo los márgenes de utilidad, índices de eficiencia operativa, ganancias antes de impuestos, etc.
Estado de cambio en el patrimonio: muestra en forma detallada los aportes y retiros de los socios. Muestra si se hizo distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas y perdidas en el periodo corriente.
Estado de flujos de efectivo: provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales.

Ajustes

Son asientos que se realizan con frecuencia porque, generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general).

Clases de ajustes

Ajustes de gastos: son gastos acumulados pendientes de pago y gatos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.

A continuación se muestran tipos de ajuste de gasto

Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuarse el pago correspondiente.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registran como un activo o como un gasto cuando se pagaron.
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil: mediante el proceso de depreciación.

Interés acumulado: se carga en prestamos a corto plazo (30, 60,90 días) en el gasto o costo de pedir dinero prestado.

Ajuste de ingreso: todos los ajustes de ingreso acumulados pendientes de cobro y de ingreso que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer el ultimo día del periodo contable.

Existen dos tipos de ingresos

Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.

Anticipos de clientes que se registren como pasivo y cuando se devenguen se convierten en ingresos.

Balanza de comprobación ajustada: después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.

Ajustes por inflación: el actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que punto se han visto afectados por la inflación.

Asientos de ajustes más comunes

Asiento para amortizar gastos pagados por adelantado.
Asientos para amortizar ingresos cobrados por anticipado.
Acumulación de gastos causados y no cobrados.
Acumulación de ingresos causados y no cobrados.
Depreciación de activo fijo tangible.
Amortización de activo fijo intangible.
Valuación de las inversiones temporales.
Creación y ajuste de la provisión para cuentas dudosas.

¿Qué es ajuste por depreciación?

Son los desgastes de los activos fijos (maquinas, vehículos, etc) debido al uso y paso del tiempo. El mosto de degaste representa una perdida par al empresa, la cual se presenta en una cuenta de gasto denominado depreciación de activo fijo.

Elementos para el cálculo de la depreciación de activos fijos tangibles

Costo del activo: se refiere al mosto pagado por el activo según factura, más otros valores cancelados si los hubiere

Vida útil: se refiere al tiempo probable que el activo estará dando rendimientos satisfactorios en la empresa.

Valor de salvamento: se entiende como residuo, desecho o valor de la chatarra que se espera recibir cuando un activo fijo no mes económicamente productivo para la empresa y en consecuencias se dará de baja a este activo.

Métodos para calcular la depreciación

Línea recta
Hora de trabajo
Unidades de producción
Kilómetros recorridos

Cierre de los libros

El último proceso que se efectúa en los libros de una compañía, es el correspondiente al cierre de los libros, el cual consiste en transferir el resultado neto de un periodo por medio de las cuentas nominales, a la cuenta de utilidades no distribuidas y que incluye los siguientes registros:

Cierre de las cuentas que conforman un incremento al costo de ventas.

Registro del inventario final y cierre de las cuentas que disminuyen el costo de ventas.

Cierre de la cuenta del costo de ventas.

Cierre de las cuentas relacionadas con los ingresos.

Cierre de las cuentas de gastos.

Creación del pasivo por impuesto.

Registro de la reserva legal.

Transferencia de la utilidad o pérdida del ejercicio a las utilidades no distribuidas.

¿Para que se utilizan?

Una hoja de trabajo cumple diversos propósitos. Permite a los contadores ver los efectos de los asientos de ajuste sin ingresarlos realmente en los registros contables, haciendo relativamente fácil para ellos corregir errores o efectuar cambios en los montos estimados. También les permite a los contadores y a la gerencia ver con anterioridad los estados financieros antes de que se elaboren las versiones finales.

Una vez se ha completado la hoja de trabajo, sirve de fuente para registrar los asientos de ajuste y de cierre en los registros contables y para preparar los estados financieros.

Otro uso importante de la hoja de trabajo esta en la preparación de los estados financieros provisionales o intermedios. Los estados intermedios son estados financieros desarrollados en diversos puntos durante el año fiscal. La mayoría de las compañías cierran sus cuentas sola una vez cada año. Incluso necesitan desarrollar con frecuencia estados financieros trimestrales o mensuales. A través del uso de una hoja de trabajo, pueden desarrollar estados financieros sin tener que ajustar formalmente y cerrar sus cuentas.